Goda råd vid mejlande
Här har vi samlat lite tips för dig som skickar e-post i jobbet. Tipsen är frivilliga att följa, och kan förhoppningsvis göra att det blir färre missförstånd när vi skickar e-post till varandra.
Börja med en tydlig ämnesrad
Hur ska du fånga läsarens uppmärksamhet? Vad är det viktigaste budskapet i ditt mejl? Säg det tidigt och säg det tydligt. Börja gärna med det allra viktigaste ordet.
Detta är viktigt även om du svarar på ett mejl. Skriv inte om nya ämnen i ett gammalt mejl. Då är det bättre att svara i det gamla mejlet, och sen skicka ett nytt mejl med det nya ärendet.
Tänk på typsnitt, bilder och emojisar
Bilder, typsnitt och emojisar kan verka roligt, men oftast gäller "less is more". För mycket grafik kan göra att ditt e-mail blir svårläst.
Svara och skicka kopior bara till dem som behöver det
Många av dina kollegor får hundratals mejl per vecka, så innan du lägger till en kollega eller chef på raden "Kopia till" bör du fundera på om de verkligen behöver veta detta. Det här gäller också för hur du ska använda "Svara alla".
Det gäller också när du vidarebwefordrar mejl. Skicka inte idare information som kan vara känslig eller som är avsedd bara för dig. Behöver du vidarebefordra delar av ett mejl är det bättre att skriva om den med dina egna ord i ett nytt mejl.
Läs igenom innan du skickar
Ett bra sätt undvika missförstånd och onödigsa frågor när du mejlar är att läsa ignom hela ditt mejl innan du klickar på skicka. När du har läst allt och ändrat det som behövdes, är det en bra idé att läsa igenoma allt igen. Fortsätt att läsa igenom din text tills du tycker att allt är bra. Du är nu färdig att skicka.